Un logiciel de traitement de texte permet d'utiliser un ordinateur pour rédiger, corriger et imprimer des documents écrits tels que des lettres, des articles de presse, des factures, des contrats ou encore de la publicité.
Dans sa forme la plus simple, un programme permet de faire exactement ce qui est fait avec une machine à écrire. Des programmes plus sophistiqués permettent d'ajouter des photos ou des dessins, ainsi que modifier la taille et l'apparence des caractères et de vérifier l'orthographe. Les documents créés peuvent ensuite être imprimés autant de fois que nécessaire.
Un éditeur de texte est un logiciel qui permet de saisir et de modifier interactivement des textes. En général, il ne possède que peu, voire pas, de fonctions de mise en forme. Différents codages (par exemple en ASCII ou en Unicode) peuvent être utilisés pour convertir les signaux émis par les touches du clavier, en unités binaires représentant des caractères, qui sont ensuite affichés ou imprimés sous la forme de caractères d'imprimerie.
Un traitement de texte interactif permet de contrôler, de manière interactive à travers une Interface Homme-machine, la mise en forme d'un ensemble de textes (pouvant contenir des images) en un document (par exemple un CV, un rapport de thèse, un courrier, un périodique) ; certains de ces éditeurs sont dits WYSIWYG : le logiciel permet de travailler sur une représentation à l'écran du document identique à son aspect final ; c'est la forme la plus utilisée en bureautique. Les traitements de texte modernes utilisent généralement les alphabets et autres caractères couverts par Unicode.
En 2006, dans le monde économique, en France, la référence du marché est Microsoft Word, logiciel dont l'utilisation est réglementée par Microsoft. En 2006, dans le domaine des logiciels dont l'utilisation et la distribution sont libres, la référence est OpenOffice.org Writer dont des versions enrichies existent. En 2007, en France, dans les sphères de l'État, de la politique, et des administrations publiques, les logiciels de référence sont OpenOffice.org Writer et Microsoft Word.
Un logiciel de traitement de texte doit avant tout :
La responsabilité du résultat final est partagée entre l'utilisateur et le logiciel. Par exemple :
En 2007, les principales fonctionnalités attendues d'un bon traitement de texte professionnel sont, de manière non exhaustive :
Un style est une mise en forme de texte destinée à être appliquée à plusieurs endroits. La modification du style change la mise en forme pour tous les paragraphes ou portions de texte utilisant ce style.
Si tout le paragraphe ou, plus évident encore, plusieurs paragraphes utilisent une même mise en forme, mieux vaut utiliser un style.
Les styles permettent de séparer le fond de la forme. Lorsque l'on indique que le texte est de style « Titre n », on indique la fonction du texte sans indiquer la manière dont il sera mis en forme ; celle-ci est définie dans la boîte de dialogue de gestion des styles. Ainsi, pour les titres de chapitre ou de section, il est recommandé d'utiliser les styles Titre 1, Titre 2, … ce qui permettra de construire la table des matières automatiquement. Un utilisateur peut définir ses propres styles, par exemple créer un style « Patronyme » pour les noms de famille (qui, en typographie française, figurent en petites capitales), ou « Programme » pour les noms de logiciel.
En outre, l'utilisateur peut rechercher tous les éléments de texte d'un style donné, par exemple pour en faire une liste (ceci peut être automatisé par une macro-instruction).
Le nom de « style » désignait une mise en forme cataloguée lorsque le texte était transcrit du manuscrit à la dactylographie ou à la typographie. Depuis que les auteurs utilisent le traitement de texte pour rédiger, le style est devenu le langage de commande de l'auteur pour indiquer à la machine ce qu'il fait. Le style est la manière fiable de baliser les documents pour automatiser la mise en page et autoriser de nombreux traitements sur les documents. C'est l'interface entre l'auteur et les systèmes automatiques. Pour faciliter les communications entre auteurs et l'interopérabilité des systèmes automatiques, la normalisation de la terminologie des styles devient essentielle.
Un champ est un texte généré automatiquement. Les exemples typiques sont la table des matières, générée à partir des titres de chapitre et de section, l'index, généré à partir d'« entrées » que l'on insère et qui sont elles-mêmes des champs, le numéro de page, le nom du chapitre courant, des valeurs alphanumériques calculées en fonction de ce qui précède, ...
Un traitement de texte automatique est un logiciel permettant de traiter automatiquement du texte ; en d'autres termes, c'est un compilateur pour un langage de mise en forme de textes : l'utilisateur utilise un éditeur de texte standard et compose un document (source) en utilisant un balisage sémantique, et dans un deuxième temps, le compilateur produit le document sous sa forme imprimable, ou consommable ; le compilateur combine le balisage sémantique (par exemple : descriptions en sections, blocs ou encore citation) avec une feuille de style pour produire la forme consommable du document. Cette forme est préférée pour tout ce qui concerne l'édition technique, et, a fortiori, lorsqu'interviennent des chaînes complètes de sous-traitants, afin de garantir une homogénéité de présentation à chaque niveau, en fonction des choix de chacun (voir SGML). Un exemple de ce type de logiciel est TeX, dont le point fort est notamment la mise en page de documents scientifiques avec des formules mathématiques, mais qui permet, grâce à ses nombreux « paquets », de mettre en page un grand nombre de documents variés.
Les correcteurs orthographiques ainsi qu'un langage comme perl ou awk ont été considérés comme des logiciels de traitement de texte.
Les logiciels libres désignent des logiciels qui respectent la liberté des utilisateurs. Les utilisateurs ont donc la liberté d'exécuter, copier, distribuer, étudier, modifier et améliorer ces logiciels[1]. Ils peuvent parfois eux-mêmes être distribués comme des logiciels payants, puisqu'ils font référence à la liberté et non au prix.
Le système Wang acquit une très grande popularité dans les années 1970 pour trois raisons principales : l'excellente ergonomie de ses polices à l'écran (bien que celles-ci soient à chasse fixe) ; l'usage intelligent de la double brillance, puis de l'inversion vidéo ; et finalement pour un système de recherche qui s'exécute au fur et à mesure de la frappe des caractères de la chaîne cherchée, déplaçant le curseur dans le texte et mettant en double brillance la première chaîne répondant au critère. Ce système assurait un important gain de temps, par le travail en temps masqué et l'absence de lettre superflus à taper qu'il proposait. Il faisait alors l'objet d'un brevet Wang, mais s'inscrit depuis dans le domaine public.
Des logiciels de PAO comme Scribus, Adobe InDesign et QuarkXPress peuvent aussi servir pour le traitement de texte.