Onder voorraad wordt verstaan:
Er bestaan meerdere methoden voor het boekhoudkundig waarderen van voorraad. Er zijn door de regelgeving verschillende systemen voorzien waaruit de onderneming vrij kan kiezen voor de waardering van voorraden, maar de boekhoudtechniek vereist een standvastigheid bij de keuze. De meest gebruikte methoden zijn de volgende:
First In First Out Hierbij wordt (administratief) verondersteld dat wat het eerst aangekocht/geproduceerd werd, ook het eerst verbruikt/verkocht wordt. De waarde van de voorraad wordt op dat moment bepaald door de recentste aankoopfacturen, eventueel verhoogd met de toegevoegde waarde indien de goederen in bewerking zijn.
Een variant hierbij is FEFO (first expiry first out), waarbij artikelen met een houdbaarheidsdatum (voedsel, medicijnen), die dichter bij de huidige datum ligt, eerder worden verbruikt/verkocht.
Last In First Out Hierbij wordt ervan uitgegaan dat de goederen die meest recent werden aangekocht/verbruikt, ook weer het eerst verbruikt of verkocht worden. De waarde van de voorraad wordt dan bepaald met relatief oude kostprijzen, want de voorraad bestaat uit "oude" producten. Deze methode is goedkoper dan FIFO voor inslag, omdat producten niet naar voren hoeven worden gehaald in de stelling.
Er wordt over een bepaalde periode (bijvoorbeeld een kwartaal of een boekjaar) een gemiddelde kostprijs berekend. Deze wordt gewogen genoemd, omdat er rekening gehouden wordt met de aangekochte hoeveelheid. Bijvoorbeeld (100 stuks x 10 euro + 50 stuks x 12 euro)/(100+50) = 10,666 euro per stuk. Aan die kostprijs wordt dan de bestaande voorraad gewaardeerd.
Op basis van berekende efficiënties kan voor een bepaald product berekend worden wat de "normale" kostprijs van een product is. Uiteraard dienen deze standaarden zeer regelmatig herzien te worden om ervoor te zorgen dat de standaardkosten nauw aansluiten bij de realiteit.
De voorraad wordt bij deze methode gewaardeerd aan de actuele marktprijzen. Een probleem hierbij is, dat niet elk product (voorbeeld halfafgewerkt meubel) op de markt te verkrijgen is. Bij sterk fluctuerende marktprijzen kan deze methode zeer grote variatie veroorzaken op de waarde van de voorraad.
Bij het waarderen van voorraden is het belangrijk dat men het voorzichtigheidsprincipe niet uit het oog verliest. Men doet er beter aan om de voorraden "pessimistisch" te waarderen dan overdreven optimisme in te calculeren.
Voorraad impliceert altijd kosten. In grote lijnen kan men de volgende kosten onderscheiden:
Bovenstaande kosten worden meestal geschat op 20% tot 30% van de waarde van de goederen (op jaarbasis). Naast deze meetbare kosten zijn er nog twee groepen kosten die niet als percentage van de waarde zijn uit te drukken.
In essentie zijn de meeste voorraden noodzakelijk omwille van allerlei onzekerheden. Een van die onzekerheden is het verschil tussen vraag en aanbod in de tijd. Voorraad kan dat verschil overbruggen. Verder is er sprake van:
Onzekerheid aan de aanvoerzijde (leveranciers) ⇒ voorraad grondstoffen = buffer.
Onzekerheid in het eigen productieproces ⇒ voorraad halfafgewerkte producten.
Onzekerheid aan de vraagzijde (wat zullen klanten wanneer nodig hebben) ⇒ voorraad eindproducten.
Andere redenen waarvoor voorraadvorming wenselijk kan zijn: Omwille van efficiëntie dient een zekere lotgrootte gerespecteerd te worden. Hierdoor kunnen voorraden ontstaan. Een andere reden kan zijn dat de vraag een cyclisch patroon vertoont en dat de productiecapaciteit daar niet echt kan op afgestemd worden (klassiek voorbeeld : verkoop van ijsjes in de maanden juli en augustus). Om de vraag op piekmomenten te kunnen voldoen, wordt vooraf een voorraad opgebouwd.
De soorten voorraad die klassiek worden onderscheiden zijn:
Bij het beheer van voorraden is één onderscheid zeer belangrijk: is een product onderhevig aan externe onafhankelijke vraag of is het onderworpen aan zogenaamde afhankelijke vraag (bijvoorbeeld in het eigen productieproces verbruikt).
Dit impliceert dat een forecast moet gemaakt worden omtrent de toekomstige vraag. Deze forecast is dan de leidraad om te bepalen hoeveel er dient geproduceerd te worden en tegen wanneer. Afhankelijk van de forecastfout en de gewenste servicegraad dient men een zekere veiligheidsvoorraad aan te houden. Belangrijke begrippen in deze context : economic order quantity EOQ, Reorder point, forecast-error, servicelevel
Wanneer een product verbruikt wordt in het productieproces kan de toekomstige behoefte berekend worden op basis van de productieplanning. Hierdoor is een forecast overbodig en zelfs uit den boze. Het is wel mogelijk dat eenzelfde product zowel afhankelijke vraag als onafhankelijke vraag kent (voorbeeld wisselstukken). In dat geval worden beide behoeften onafhankelijk van elkaar bepaald en dan samengeteld. Belangrijke begrippen in deze context : Material Requirements Planning MRP, Leadtime
Soms ligt een artikel op voorraad, maar blijft het eigendom van de leverancier totdat het gebruikt wordt. Het artikel wordt dan ook pas gefactureerd bij het gebruik. Het voorraadbeheer wordt dan door de leverancier geregeld.