Door middel van bibliografische informatie kunnen er koppelingen gemaakt worden tussen artikelen op Wikipedia en externe databases, zoals wereldwijde bibliotheekcatalogi, waarin een onderwerp vermeld wordt. Onderwerpen hebben in deze externe databases een unieke identificatiecode waardoor die onderwerpen geïdentificeerd kunnen worden. Dit is handig om verschillende items met vergelijkbare of identieke titels ondubbelzinnig te maken en om een enkele standaardtitel vast te stellen voor een item dat algemeen bekend is onder twee of meer titels. Denk bijvoorbeeld aan de drie kunstschilders Jan van de Velde, Jan van de Velde en Jan van de Velde met dezelfde naam, Piet Visser (schrijver) en Piet Visser (burgemeester), of Pieter Bruegel en Pieter Brueghel. Maar eveneens is het handig voor onderwerpen die meerdere namen hebben, maar over hetzelfde onderwerp gaan, zoals Samuel Langhorne Clemens die beter bekend is onder zijn pseudoniem Mark Twain.
Indien gebruikt, kunnen links naar bibliografische informatie onder aan Wikipedia-pagina's worden gevonden, die linken naar bibliografische records in wereldwijde bibliotheekcatalogi en andere databases. Bibliografische informatie wordt vaak gebruikt op biografische artikelen omdat het vrij gebruikelijk is dat meer dan één persoon dezelfde naam heeft. Het wordt ook vaak gebruikt met andere onderwerpen.
Bibliografische informatie stelt onderzoekers in staat gemakkelijker te zoeken naar relevante informatie over het onderwerp van een artikel, zonder het onderwerp handmatig ondubbelzinnig te hoeven maken. Het wordt bijvoorbeeld gebruikt voor muziekartikelen, zodat de informatie in het artikel gemakkelijk kan worden vergeleken met de populaire MusicBrainz-database. Hierdoor kunnen veel mediatoepassingen informatie tonen over een artiest uit het relevante Wikipedia-artikel wanneer een van hun nummers wordt afgespeeld.
Meer in het algemeen is bibliografische informatie een methode voor het maken en onderhouden van indextermen voor bibliografisch materiaal in een bibliotheekcatalogus. De links die door het sjabloon op Wikipedia worden gemaakt, gaan naar bibliografische gegevens in wereldwijde bibliotheekcatalogi.
Als voorbeeld ziet de Wikipedia-informatie met bibliografische gegevens er voor Annie M.G. Schmidt als volgt uit:
In het sjabloon worden van een aantal geselecteerde bibliotheekcatalogi en databases de pagina's gelinkt met bibliografische informatie. De gegevens in deze box worden opgehaald vanaf het Wikidata-item dat gekoppeld is aan het desbetreffende artikel. Op die manier hoeft deze informatie slechts op één plek te worden bijgehouden en wordt er veel dubbel werk voorkomen.
Indien er op een artikel in het sjabloon een of meerdere catalogi of databases ontbreken kan dat verschillende redenen hebben. Allereerst moet het artikel zelf gekoppeld zijn op Wikidata (in de sectie Wikipedia). Verder dienen op het Wikidata-item van dat onderwerp de identificatiecodes van de geselecteerde bibliotheekcatalogi en databases toegevoegd te zijn. Indien die op het Wikidata-item ontbreken, worden deze ook niet in het sjabloon getoond. Indien er een ontbreekt, kun je die zelf toevoegen. (Kijk eventueel bij andere onderwerpen hoe dit aldaar is toegevoegd. Check na invoegen of de link werkt en op de juiste pagina uitkomt in de catalogus of database.)
Het Wikidata-item dat bij een artikel hoort kan eenvoudig gevonden worden door in de zijbalk te klikken op Wikidata-item. Zo staat op het artikel van Annie M.G. Schmidt in de zijbalk Wikidata-item. Op deze Wikidata-pagina staan bovenaan allereerst de algemenere verklaringen en verder naar beneden staat er een kopje Identificatiecodes. In deze sectie staan verschillende identificatiecodes die in externe catalogi en databases een record hebben over Annie M.G. Schmidt.
Indien op een Wikidata-item een bibliotheekcatalogus of externe database gelinkt staat, maar in het artikel op Wikipedia deze niet getoond wordt in de box van bibliografische informatie, is deze database waarschijnlijk (nog) niet opgenomen in het sjabloon. Indien er in de box op Wikipedia een (belangrijke) bibliotheekcatalogus of externe database ontbreekt, kan er op de overlegpagina een gemotiveerd verzoek ingediend worden om die catalogus/database te laten toevoegen aan het sjabloon.
Het toevoegen is dus alleen mogelijk als de bibliotheekcatalogus of externe database een eigen eigenschap heeft op Wikidata (die begint met Property:P...) en de identificatiecodes van die catalogus of database aan Wikidata zijn toegevoegd.