Alla bilder som laddas upp måste vara användbara för Wikipedia, något av Wikimedia-projekten eller andra bildningsprojekt. För bilder på privata familjer finns det andra webbtjänster. Bilderna läggs på Wikimedia Commons, det centrala bildlagret för Wikimedia-projekten. Där tillgängliggörs görs bilderna för alla språkversioner av Wikipedia och de andra Wikimedia-projekten. Globalt användarkonto eller ett skilt användarkonto på Commons är enda kravet.

Observera att det finns två orubbliga krav som gäller för att en bild ska få användas på svenskspråkiga Wikipedia. Bilden ska kunna användas fritt av alla (vad gäller upphovsrätt; också kommersiellt), och alla måste få lov att ändra på bilden och sprida den ändrade versionen.

Begreppet licens kommer tillbaka när man pratar om bilder på Wikipedia. För mer om vad en licens är, se Commons:Första stegen/Licensering.

Erfarna användare: Gå direkt till uppladdningssidan på Commons

Du vill att alla ska kunna använda den (också kommersiellt) samt använda och sprida förändrade versioner av den. Om bilden publicerats tidigare eller du är professionell fotograf kanske du måste visa att du är du, se nedan (tillåtelse).

• Du har tagit en bild på en byggnad, ett djur, eller liknande, eller designat en figur eller dylikt:

  Ladda upp bilden till Commons antingen så att du ger upp alla anspråk (”Public domain”) eller väljer någon av de föreslagna licenserna. CC-BY kräver att du skall nämnas då bilden används, CC-BY-SA kräver att licensen bibehålls i ändrade versioner (copyleft). Också andra fria licenser får användas.

• Du har tagit en bild på en person:

  Om det gäller en offentlig person eller kändis, ladda upp bilden till Commons med en fri licens enligt eget val som ovan. Bilden får inte kränka personens privatliv. Om personen inte är allmänt känd, så måste han eller hon i de flesta fall samtycka till publiceringen av bilden.

• Du har tagit en bild av en skulptur, en målning eller andra konstverk:

  Konstnären behåller upphovsrätten och du får inte ladda upp bilden. Sådana bilder kommer att raderas. Har konstnären varit död i mer än 70 år har emellertid upphovsrätten löpt ut och du kan ladda upp bilden till Commons.

• I Sverige gäller: Om skulpturen är permanent installerad på allmän plats så äger du upphovsrätten till bilden.
• I Finland gäller: Om skulpturen är huvudmotiv får bilden inte användas kommersiellt, och därför inte i Wikipedia.
• Regler i andra länder (engelskspråkig).

• Du är osäker:

  Fråga andra användare om bilden är okej.

• Du är helt säker på (eller en trovärdig källa kan dokumentera) att upphovsmannen har varit död i 70 år.

  Ladda upp bilden till Commons, och välj «Upphovsmannen dog för över 70 år sedan» i licensmenyn.

• Du vet inte vem som är upphovsman, men bilden är gammal:

  Fråga andra användare om bilden är okej.

• I många fall finns bilden redan på Commons. Kopiera filnamnet (om namnet föregås av annat än "File:" kanske du måste byta ut början mot "Fil:" eller annat som fungerar på svenskspråkiga Wikipedia).
• Bildbeskrivningssidan visar att bilden har en klar källa och en fri licens:

  Ladda upp bilden till Commons. Se till att du får med informationen från bildbeskrivningssidan, i synnerhet den om upphovsman och licens. Detta gör du lättast genom att använda verktyget CommonsHelper. Be om hjälp vid behov.

• Bilden är från finsk- eller engelskspråkiga Wikipedia och används på basen av "fair use":

  Ladda inte upp bilden, den är ofri. Ofria bilder tillåts endast i vissa språkversioner och till och med engelskspråkiga Wikipedia håller på att fasa ut alla fair use-bilder. Sådana bilder kommer att raderas.

• Bildbeskrivningssidan visar ingen klar källa, eller bilden har ingen fri licens:

  Ladda inte upp bilden. Sådana bilder kommer att raderas.

• Du är inte helt säker:

  Fråga andra användare om bilden är okej.

Observera att medgivanden som endast gäller för Wikipedia eller som inte omfattar kommersiell användning eller rätten till att göra ändringar i bilden inte godtas.

• Du har funnit bilden på en internetsida (till exempel Flickr) som specificerar en licens (exempelvis CC-BY eller GFDL) som gör att den kan användas på Wikipedia:

  Ladda upp bilden till Commons med motsvarande licens som källan specificerar. Uppge både en länk till själva bildfilen och en länk till en sida där andra användare kan se licensuppgifterna. För bilder från Flickr finns ett särskilt uppladdningsformulär.

• Du har fått tillåtelse via e-post från den som äger rättigheterna till bilden:

  Ladda upp bilden till Commons med motsvarande licens som i e-brevet. Skriv på bildbeskrivningssidan att medgivandet är «skickat till VRT». Därefter vidarebefordrar du e-brevet med medgivandet till permissions-sv@wikimedia.org med "Medgivande för bildpublicering" i ärendemeningen. Du kan använda malltexten du hittar här för att be om ett sådant medgivande.

• Sidan du fann bilden på säger att «bilden kan fritt användas av press», «reproduktion tillåten» eller liknande:

  Ladda inte upp bilden, ett sådant medgivande är inte tillräckligt. Sådana bilder kommer att raderas.

• Bilden är del av en offentlig handling:

• Ladda inte upp bilden. Material som är offentlig handling kan inte automatiskt publiceras under en fri licens. För att bilden ska kunna användas krävs i många fall tillstånd från upphovsmannen/rättighetsinnehavaren, till exempel per e-post enligt ovan.
• Bilden är del av ett beslut eller yttrande av en finsk myndighet: Bilden är fri att använda om den inte är ett självständigt verk. Lägg in mallen ((PD-FinlandGov)) i fältet Tillstånd.

• Du är inte helt säker:

  Fråga andra användare om bilden är okej.

• Du har tagit en skärmdump av fri programvara som exempelvis GIMP eller OpenOffice:

  Ladda upp bilden till Commons och märk den med samma licens som programmet har, exempelvis med mallen ((GPL)) i fältet Tillstånd. Använd också mallen ((Free screenshot)).

• Du har tagit en skärmdump av en film, en TV-serie, Windows eller liknande:

  Ladda inte upp bilden. Sådana bilder kommer att raderas.

• Bilden är ett heraldiskt vapen (stadsvapen, vapen för adelsfamiljer och liknande).

  Dessa bilder är luriga. En egen fri tolkning av blasoneringen är OK. En officiell tolkning av blasoneringen kan vara skyddad av upphovsrätt. Har konstnären till tolkningen varit död i mer än 70 år har emellertid upphovsrätten löpt ut. I vissa länder är statliga vapen fria.

• I Sverige gäller: Riksarkivet äger upphovsrätten till de nya statliga vapensköldarna (kommunvapen, tingsrättsvapen och så vidare)
• Vissa vapen är fria att använda för att de antingen är del av myndighetsbeslut eller för att skillnaden till gamla vapen inte har verkshöjd. Till dessa hör vapnen för landets kommuner, län och landskap, så som de såg ut 1998. För sådana vapen kan du lägga mallen ((PD-Coa-Finland)) i fältet Tillstånd.
• Regler i andra länder (engelskspråkig).

Om du är osäker kan du fråga andra användare om bilden är okej.

• Bilden är en logo som tillhör en sportklubb, ett företag, ett universitet eller liknande:

  Ladda inte upp bilden. Sådana bilder kommer att raderas. Om logotypen är så enkel att den inte har verkshöjd kan den laddas upp, med mallen ((PD-textlogo)).

• Upphovsmannen har sannolikt inte frisläppt bilden under en licens som gör att den kan användas på Wikipedia.

  Du får inte ladda upp bilden. Sådana bilder kommer att raderas.

• En fri licens anges explicit och man kan anta att webbplatsen har rätt att publicera bilden under denna licens

  Ladda upp bilden till Commons med den angivna licensen. Fyll i uppgift om källa och upphovsman. Uppge adressen (en länk) till sidan där bilden finns och vid behov också till en annan sida där andra användare kan se licensuppgifterna.

Använd en sökmotor för fria bilder för att hitta en ersättningsbild, eller använd sökmotorn Mayflower^{[död länk]} för att kolla om det redan finns bilder på Commons som du kan använda.

Upphovsrättslagstiftningen gör inget undantag för privata bilder. Du måste alltså normalt ange fotografen, ha tillstånd av fotografen och bekräfta att du har tillstånd att publicera bilden under en fri licens. Att du ärvt fotoalbumet betyder inte automatiskt att du skulle ha ärvt upphovsrätten till bilderna.

Fotoalbum är problematiska för att fotografen sällan nämns. De flesta nyare bilder är tagna av en familjemedlem, men en del kan vara gåvor av vänner, eventuellt tagna av utomstående. Eftersom Commons är noga med upphovsrätten (för att skydda dem som använder bilderna i andra sammanhang) går bilderna oftast inte att använda om man inte kan vara någorlunda säker på att det verkligen är upphovsrättsinnehavaren som gett sin tillåtelse. Om du har en värdefull bild som du vill ladda upp är det ofta bäst att fråga andra användare hur du skall bära dig åt.

För tillräckligt gamla bilder är det lättare. Finländska fotografier från före 1966 och svenska fotografier från före 1969 är i de flesta fall fria oberoende av upphovsman, förutsatt att de inte räknas som fotografiska verk. Använd mallarna PD-Finland50 respektive PD-Sweden-photo. Fotografiska verk torde vara ovanliga i familjealbum.

• Inget av exemplen ovanför passar för din bild.

  Fråga andra användare om bilden är okej.