Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ja säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. Dokumendihaldussüsteemi eesmärk on tagada väärtuslikku teavet tagavate dokumentide säilimine ja kättesaadavus.
Dokumendisüsteem
Dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteem peab tagama, et dokumentide ja arhiivi haldamine toimuks süstemaatiliselt ja et kõik dokumentidega tehtavad toimingud oleksid tuvastatud.
Dokumendisüsteem peab:
- rutiinselt hõlmama kõik vastava tegevusala dokumendid
- korraldama dokumente nii, et see kajastab asutuse tegevusprotsesse
- kaitsma dokumente lubamatu muutmise eest
- toimima infoallikana dokumentides dokumenteeritud tegevuse kohta
- võimaldama kohe juurdepääsu kõikidele dokumentidele ja nende metaandmetele.
Dokumendisüsteem peab lähtuma asutuse vajadustest ja toetama selle tegevuse eesmärke. Seega peab kõigepealt kindlaks määrama, missuguseid dokumente asutus vajab ning millal, kuidas ja kus tuleb need dokumendid süsteemi hõlmata.
Dokumendihaldusprotsessid
Dokumendisüsteemis toimuvad dokumentidega järgmised põhilised protsessid:
- Dokumendisüsteemi hõlmatavate dokumentide kindlaksmääramine
- Dokumentidele säilitustähtaja määramine tulenevalt seadustest ja vajadustest
- Dokumentide hõlmamine eesmärgiga seostada dokument tema looja ja looja tegevusega, anda dokumendile dokumendisüsteemis kindel koht ja seostada dokument süsteemi teiste dokumentidega
- Dokumentide registreerimine, tõestamaks dokumendi olemasolu; registreerimisel kantakse dokumendihaldussüsteemi dokumendi metaandmed
- Liigitamine
- Dokumentide hoid ja käitlemine nende füüsilisi ja keemilisi omadusi arvestavatel hoiu- ja käitlemistingimustel, tagamaks dokumentide kasutatavuse, usaldusväärsuse, autentsuse ja säilimise niikaua kui neid vajatakse
- Juurdepääs dokumentidele ja seda reguleerivad juhised
- Dokumentide liikumise ja kasutamise jälgimine ja dokumenteerimine, et võimaldada dokumentide kättesaamine ning vältida nende kaotsiminekut
- Dokumentide eraldamise ja üleviimise või hävitamise korra sisseseadmine
- Dokumendihaldusprotsesside dokumenteerimine
Suuremates asutustes on dokumendihalduse korraldamiseks ametis dokumendihaldur – väljaõppe saanud isik, kes peab tagama organisatsiooni tegevuse nõuetekohase dokumenteerimise, dokumentide haldamise ja säilimise.
Dokumentide haldamist reguleerivad normatiivaktid
Asutusesisesed normatiivaktid
- Asjaajamiskord või dokumendihalduskord on asutuse sisemine alusdokument või dokumentide kogum, mis reglementeerib dokumenditöö korraldamist lähtuvalt kehtivatest õigusaktidest, pidades silmas konkreetse asutuse tingimusi.
- Dokumentide loetelu on vahend asutuse tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks. Dokumentide loeteluga luuakse asutuse dokumentide liigitamise skeem, kus loetletakse asutuse tegevuse käigus tekkivate dokumentide sarjad, ning määratakse sarjade säilitustähtajad.
- Arhivaalide loetelu on asutuses alalhoitavate arhivaalide füüsilise ja intellektuaalse haldamise vahend. See loetleb asjaajamises tekkinud toimikuid või muid füüsilisi üksusi, kasutades dokumentide loetelust pärit liigitusskeemi.
- Arhiivi ohuplaan on dokument, mis määrab õnnetustele reageerimise protseduurid ja kahjustuste likvideerimise meetodid.
Üldised Eestis dokumendihaldust reguleerivad normatiivaktid
Seadused
Vabariigi Valitsuse määrused ja käskkirjad
- Arhiivieeskiri
- Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused
Ministri määrused ja käskkirjad
- Dokumentide näidisloetelud
Kohaliku omavalitsuse määrused
- Asjaajamise korraldamise ja dokumendihalduse põhinõuded
Rahvusvahelised standardid
Rahvusvahelise standardis ISO 15489:2001 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus" on sõnastatud dokumentide haldamise juhised. Selle standardi järgi on dokumendihaldus "halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sealhulgas organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega". See standard defineerib dokumenti kahe termini abil, milleks on inglise keeles document ja record, kuid mida eesti keeles tuleb tõlkida ühe ja sama sõnaga "dokument".
ISO standardi järgi dokumentide haldamine hõlmab:
- põhimõtete ja standardite kindlaksmääramist
- ülesannete ja volituste määramist
- protseduuride ja juhiste kindlaksmääramist ja teatavakstegemist
- dokumentide haldamise ja kasutamisega seotud teenuste osutamist
- spetsiaalsete, dokumentide haldamiseks mõeldud süsteemide väljatöötamist, juurutamist ja administreerimist
- dokumendihalduse integreerimist teistesse organisatsiooni süsteemidesse ja protsessidesse.
Soovituslikud juhised, eeskirjad, näidised ja teised nn hea tava dokumendid
- Ametniku eetikakoodeks
- Dokumendihalduri eetikakoodeks
- Nõuded elektrooniliste dokumendisüsteemide funktsionaalsuseks
- Rahvusvahelise Arhiivinõukogu poolt heaks kiidetud arhivaari eetikakoodeks
Dokumendihalduse (lühi)ajalugu
Esimesed teadaolevad dokumentide registrid koostati 13. sajandil Itaalias. Dokumente märgistati erinevate indeksitega. Algelised dokumentide nimistud tekkisid 1313. aastal Inglismaal.
16.-17. sajandil hakkas tekkima koloniaalsüsteem ja see tõi kaasa oma dokumendiloome koos spetsiaalsete arhiivide asutamisega. Venemaa tsaaririigis töötati asjaajamise ühtsed alused välja 1720. aastal.
Eestis on asjaajamine reglementeeritud alates 1924. aastast, kui kehtima hakkas registriraamat. Selles registreeriti sissetulnud ja väljaminevad kirjad. Kasutati ka andmeraamatuid ehk tänapäevaselt nimetatuna andmekogusid. Ühe asja kohta käivad dokumendid registreeriti sama numbri all.
Dokumendihaldus kui distsipliin arenes välja 20. sajandil kantselei töö tõhustamise programmidest ja ühest vanemast distsipliinist – arhiivindusest. 20. sajandi keskpaigaks olid dokumendihaldurid palgatud avaliku sektori arhiiviinstitutsioonide poolt, eesmärgiga kontrollida "kaasaegsete dokumentide" sissevoolu ajaloolistesse arhiividesse.
Dokumendihaldus hõlmab dokumentide haldamist vaatamata nende eale, rahuldamaks avaliku- ja erasektori dokumentide organisatsioonilisi vajadusi ning teenides kogu ühiskonna huve.