Dokument on teabekandjale jäädvustatud teabe tervik, mis on loodud või saadud isiku(te) tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivi 2003/98/EÜ punkt 11 järgi on dokument mis tahes tegevuse, faktide või andmete väljendus või nende tegevuste, faktide või andmete kogum, olenemata andmekandjast (paberile kirjutatud või elektroonilises vormis või heli-, visuaal- või audiovisuaalsalvestisena säilitatav), mis on avaliku sektori asutuste valduses.
Legaaldefinitsioon: "Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks."
Dokument on vana ja paljukasutatud termin. Eri aegadel on kasutatud eri sõnu. Näiteks on eesti keeles lähedased terminid: akt, ürik, arhivaal, paber. Ladina keeles: documentum, instrumentum, diploma, charta, litera; inglise keeles document, record.
document (document, noun): jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna
dokumendid (records): organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alal hoitud informatsioon.
Dokumente on oma olemuselt kolme tüüpi:
lihtdokument, mida ei täiendata mõne hilisema dokumendiga;
liitdokument, mida saab hiljem täiendada teise nn jätkudokumendiga (nt kooskõlastuse märkus võetakse maha hilisema kooskõlastuse märkuse mahavõtmise dokumendiga);
jätkudokument, millega on täiendatud liitdokumenti.
Milleks on dokumente vaja?
Dokumendid sisaldavad infot, mis on väärtuslik ressurss ja oluline tegevuse avaldus. Seetõttu on süstemaatiline lähenemine dokumendihaldusele olulise tähtsusega organisatsioonidele ja ühiskonnale, et kaitsta ja säilitada dokumente kui toimingute fikseeritud tõendusmaterjali ja kui nende tegevuse infoallikat, mis kindlustab praegustele ja tulevastele omanikele (toimunud tegevuse) seletatavuse.
Adekvaatsed dokumendid võimaldavad organisatsioonidel
korraldada oma tegevust korrapärasel, tõhusal ja seletataval viisil;
aitavad osutada teenuseid järjekindlal ja tasakaalustatud viisil;
toetavad ja dokumenteerivad poliitika kujundamist ja haldusotsuste tegemist;
kanda hoolt juhtimise ja administreerimise põhimõtteühtluse, pidevuse ja produktiivsuse eest;
hõlbustada organisatsiooni kaudu tegevuste efektiivset sooritamist;
tagada pidevust katastroofi korral;
rahuldada seadusandlikke ja regulatiivseid nõudeid, kaasa arvatud arhiveerimis-, auditeerimis- ja järelevalvetegevused;
pakkuda kaitset ja toetust kohtuprotsessil, kaasa arvatud organisatsioonilise tegevuse kohta käiva tõendusmaterjali olemasolu või puudumisega seotud riskide juhtimine;
kaitsta organisatsiooni huve ja töötajate, klientide ning praeguste ja tulevaste omanike õigusi;
toetada ja dokumenteerida käesolevaid ja tulevasi uurimus- ja arendustegevusi, sündmusi ja saavutusi, samuti ajaloolisi uurimusi;
varustada tõendusmaterjaliga ameti-, isiku ja kultuurilise tegevuse kohta;
luua ameti-, isiku ja kultuurilist identiteeti; ja
toimida kui administratiivne, isiklik või kollektiivne mälu.
Dokumentide tunnused
1. Autentsus
Dokumentide autentsuse tõendamiseks peaksid organisatsioonid rakendama ja dokumenteerima poliitikaid ja protseduure, mis reguleerivad dokumentide loomist, edastamist ja korraldamist tagamaks, et dokumentide loojad on selleks volitatud ja identifitseeritavad ja et dokumendid oleksid kaitstud volitamata lisamise, kustutamise ja muutumise eest.
Autentne dokument on dokument, mis on tõestatud olema nii see, mis ta on mõeldud olema kui ka on loodud ja saadetud inimese poolt, kes on tahtnud neid luua ja saata.
2. Usaldusväärsus
Dokumendi usaldusväärsuse tagamiseks tuleks ta luua seonduva tehingu või juhtumi toimumise ajal või varsti pärast seda inimeste poolt, kel on otsesed teadmised faktide kohta või dokumentide abil, mida kasutati tegevuse käigus rutiinselt tehingute sooritamiseks.
Usaldusväärne dokument on selline, mille sisu täielikuks ja täpseks kinnituseks tehingute, tegevuste või faktide kohta seda tõendades ja millele võib järgnevate tehingute ja tegevuste käigus tugineda.
3. Terviklikkus
Dokumendi terviklikkus tähendab, et ta on täielik ja muutmata.
On vajalik, et dokument oleks muutmise eest kaitstud.
Dokumendihalduse poliitikad ja protseduurid peaksid täpselt määrama, milliseid lisasid või märkusi võib teha dokumenti pärast selle loomist, millistel tingimustel lisasid ja märkusi võib kinnitada ja kes on volitatud seda tegema. Igale pärast dokumenti lõpetamist kinnitatud märkusele või lisale tuleks selgesõnaliselt osutada kui märkustele või lisadele.
4. Kasutatavus
Kasutatav dokument on selline, mida saab: lokaliseerida, välja otsida, esitada, interpreteerida.
Dokument peab olema võimeline esitama:
kontekstuaalseid seoseid, mis sisaldavad infot, mida vajatakse toimingute mõistmiseks, mille käigus dokumente loodi ja kasutati;
laiemat ametitegevuste ja -funktsioonide konteksti;
dokumentide vahelisi seoseid, mis dokumenteerivad tegevuste järjestusi.
5. Täpsus, vastavus ja täielikkus
Dokument peaks veatult kajastama seda, mida edastati, otsustati või tehti.
Dokument peaks olema võimeline toetama tegevust, millega ta on seotud või mida tõendab, nii et seda saab kasutada selgitatavuse eesmärgil.
Dokument peaks lisaks sisule sisaldama tehingu dokumenteerimiseks vajalikke metaandmeid nii et:
dokumendi struktuur, see on füüsiline ja loogiline vorming ja dokumenti moodustavate andmeelementide vahelised seosed, peaks jääma füüsiliselt või loogiliselt puutumatuks;
kontekst, milles dokument loodi, saadi ja tegevuse käigus kasutati, peaks olema dokumendis selgelt nähtav (kaasa arvatud tegevusprotsess, mille osa tehing on ja tehingust osavõtjad);
seosed dokumentide vahel peaks olema eraldihoitavad, kuid esitatud, kombineerudes samas dokumendiks.
Dokumentide liigitamine
Dokumentide liigitamisel põimuvad traditsioon ja õiguslikud aspektid.
Näiteks: koosolek meie traditsiooni kohaselt protokollitakse. Inglise keeles kasutatakse sama asja kohta sõna minute. Ka Eestis on olnud varem kasutusel termin minuut.
Osalt mõjutavad dokumendi liikide valikut moevoolud. Praegu näiteks koostatakse väga palju memorandumeid ehk memosid, mida varem ei tehtud.
Eristada tuleb üldist dokumentide liigitamist mingi printsiibi alusel ja ühe konkreetse asutuse dokumentide liigitamist. Viimasel puhul organiseeritakse liigitatud dokumendid sarjadesse.
Üldiselt võib dokumentide liigitamise aluseks võtta erinevad printsiibid:
dokumendi liik;
dokumendi funktsioon;
dokumendi sisu;
dokumendi väljaandja;
dokumendi teabekandja;
dokumendi originaalsus;
Asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks dokumentide loetelu "Arhiivieeskirjas" sätestatud korras (§ 15 lg 1).
Dokumendi sisu, vorm ja struktuur
Üldised seisukohad:
Dokumendi sisu sõltub sellest eesmärgist, mille kohta dokumenti koostama hakatakse.
Dokumendi vorm peab vastama õigusaktides kehtestatud vorminõuetele, kuid üldine põhimõte on, et praegu kehtib vormivabadus.
Dokumendi sisu ehk see, mille kohta dokument käib, on seotud tegevusega või tahte väljendusega. Sisulised erinevused dokumentide vahel väljenduvad sarnasel kujul dokumendi liikides. Selged tahte väljendusega seotud dokumendid on seadused, määrused, käskkirjad, testamendid. Tegevusega seotud dokumendid on protokollid, aktid, tunnistused. Dokumendiliikide nimetused on ajalooliselt kujunenud. Nii on haldusakt (korraldus, otsus, ettekirjutus, käskkiri või muu õigusakt) midagi täiesti teistsugust kui üleandmis-/vastuvõtmisakt.
Dokumendi vorm võib olla vaba – nii on lepingute osas põhimõtteliselt vormivabadus. Praktikas nõuavad pooled muidugi allkirjastamist.
Plangid
Eestis juurdunud traditsioon on rõhutanud dokumentide vormireegleid. Need olid ja on osalt tänaseni standardiseeritud ja neid nimetatakse rekvisiitideks. Uue standardi (EVS882 -1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri") järgi nimetatakse rekvisiite elementideks.
Tagamaks dokumendi tõestusväärtust tuleb dokumendi koostamisel ja vormistamisel lähtuda õigusaktides ja asjaajamiskorra ühtsetes alustes (2001) ettenähtud nõuetest. Kuna Asjaajamiskorra ühtsetes alustes reguleeritakse vaid üksikute dokumendirekvisiitide (elementide) vormistamist ja dokumendiplankidele esitatavaid üldnõudeid, tuleb dokumentide vormistamisel kuni dokumendistandardite kehtestamiseni juhinduda senisest kogemusest lähtuvalt, see tähendab Vabariigi Valitsuse 2. juuli 1996. a määrusega nr 183 kinnitatud "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustega" sätestatud näidisvormingutest.
Kõik dokumendid luuakse arvuti abil kasutades dokumendipõhju loodava dokumendi liigist lähtudes. Dokumendipõhjad on loodud vastavalt standardites ja õigusaktides kehtestatud nõuetele.
Dokumendi teabekandja valikul tuleb lähtuda nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul. Juhul kui on tegemist eritarkvara abil loodud dokumentidega, mille kasutamist aja möödudes me ei suuda tagada, tuleb sellised dokumendid säilitada paberil – näiteks joonised, skeemid, ehitiste projektid jms.
Dokument dokumendihaldussüsteemis
Erinevate dokumentide eluiga on erinev. Passi kannavad paljud kaasas, klassi- või koolitunnistused on paljudel kodus, teie korteriostu notariaalse lepingu originaal on notari käes, raamatupidamisdokumendid peavad asutuses alles olema vähemalt seitse aastat, bussipiletid on soovitatav alles hoida sõidu lõpuni. Asutused registreerivad oma dokumendid aga mingisse süsteemi.
Dokumendi registreerimine on:
dokumendile indeksi andmine ja tema identifitseerimist võimaldavate andmete kandmine dokumendiregistrisse ning
dokumendi eelnõu asjaajamisse võtmine teda dokumendihaldussüsteemi kandes (elektroonilise dokumendihalduse puhul).
Dokumendi registreerimise peamine eesmärk on selle eksistentsi kohta tõendi loomine asjaajamissüsteemis. Selle kaudu omandab dokument seose teiste sama asutuse dokumentidega ja langeb seeläbi asutuse teatud protsessi või tegevuse konteksti. Registreerimine parandab juurdepääsu dokumentidele – nende leidmine on kiirem nii asutuse töötajate kui ka laiema avalikkuse jaoks – ning aitab pidada paremat arvestust dokumentide ja nende menetlemise üle.
(1) Asutus on kohustatud registreerima dokumendiregistris ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. (2) Dokumendi loomise, saamise või saatmise viis ega teabekandja ei saa olla dokumendi registreerimata jätmise põhjuseks. (3) Dokument on registreeritud, kui talle on antud indeks ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile.
§ 18. Registreerimisele kuuluvad dokumendid
Registreerimisele kuuluvad:
1) asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid;
2) asutuses koostatud protokollid ja aktid;
3) lepingud;
4) saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm);
5) suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata;
6) asutusele tema valitsemisalas või halduses oleva asutuse, asutuse struktuuriüksuse, ametniku või töötaja poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks;
7) muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid.
§ 19. Ühekordse registreerimise nõue
Dokumentide registreerimine asutuses peab olema ühekordne. Asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti struktuuriüksustes uuesti ei registreerita.
Allkiri on iga dokumendi kohustuslik element. Ametnike ja töötajate õigused ja pädevus dokumentide allkirjastamisel määratletakse seadustes, asutuse ja tema struktuuriüksuse põhimäärustes või põhikirjades või muudes sisemist töökorda reguleerivates dokumentides. Vastavalt teabekandja valikust lisatakse dokumendile kas omakäeliselt kirjutatud allkiri või digitaalallkiri.
Digitaalallkiri on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks ära oma seost dokumendiga. Allkirja andjal peab olema avaliku võtmega krüptalgoritmi võtmepaar, mis koosneb isiklikust võtmest (salajasest võtmest ) ja avalikust võtmest.
Digitaalallkirjal on tuvastusfunktsioon – allkiri võimaldab dokumendi saajal teha kindlaks digitaaldokumendi autori. Muuhulgas võimaldab allkiri kindlaks teha ka dokumendi terviklust, st seda, et digitaaldokumenti ei ole pärast allkirjastamist muudetud. Digitaalallkirjal on tõestusfunktsioon – allkiri võimaldab tõestada dokumendi autorit kolmandale osapoolele. Tõestada saab ka seda, et digitaaldokumenti on pärast digitaalallkirja andmist muudetud.
Digitaaldokumentide halduses on ka olukordi, kus autorsuse ja tervikluse tõendamisest jääb väheseks ning on vaja tõestada ka digitaalallkirja andmise aega, st näidata, et digitaalallkiri anti mingis kindlas ajavahemikus ja mitte varem ega hiljem. Digitaalallkirja seadusele vastav digitaalallkiri võimaldab täita ka seda ülesannet.
