Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi. (Arhiiviseadus § 2 lg 1).
Asjaajamise põhimõisteid
Dokument – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
Dokumendihaldus – on juhtimisvaldkond, mis tegeleb asutuses dokumentide loomise, saamise, korraldamise, kasutamise ja arhiveerimise/ hävitamisega ning selle tõhusa ja süstemaatlise kontrollimisega, kaasa arvatud ametitegevuste ja -toimingute kohta käiva tõendusmaterjali ja teabe registreerims- ja korraldusprotsessidega.
Dokumendisüsteem – infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul.
Arhivaal – Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule.
Arhiiv – Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum.
Asjaajamise korraldamine
Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse asjaajamistoiminguid korraldavad (vastutavad) struktuuriüksused ja ametnikud:
Asjaajamise korraldamine (sh asjaajamiskorra, dokumentide loetelu koostamine)
Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine
Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine (sh.teabenõuete täitmine)
Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku – või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine
Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine
Asjaajamise liigid
a) tsentraliseeritud – kõik asjaajamise toimingud toimuvad ühes kohas;
b) detsentraliseeritud – kõik asjaajamise toimingud toimuvad struktuuriüksustes;
c) diferentseeritud – osa asjaajamist toimub tsentraliseeritud ja osa struktuuriüksustes.
Nõuded asjaajamisele
Asjaajamine peab olema teostatud süstemaatiliselt ning asjaajamistoimingud peavad olema kavandatud ja metoodiliselt teostatud.
Asjaajamine peab olema teostatud järjekindlalt
järjekindlus suhtumises dokumenti olenemata selle teabeväärtusest
järjekindlus ajas – tähelepanu ja vahendid
kõik dokumendiliigid, teabekandjad, vormingud
Asjaajamistoimingud peavad olema kontrollitavad
Kõik toimingud, mida dokumendiga tehakse, peavad olema kontrollitud dokumendi loomisest või saamisest kuni tema hävitamise või üleandmiseni avalikku – või eraarhiivi.
Asjaajamine toimib kogu elukäigu jooksul
dokumendi elukäik põhineb dokumentide väärtuse muutumises ajas
dokumendi elukäik võib kesta 1 aasta, 10 aastat või 100 aastat jne. Aktiivses faasis olev dokument läbib elukäigu jooksul kolm faasi: aktiivse, poolaktiivse ja mitteaktiivse.
Asjaajamine peab tagama
asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise
nõuetekohaste dokumentide vormistamise
dokumentide kiire ringluse
dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile
dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise
dokumentide tähtaegse täitmise
dokumentide ja neis sisalduva teabe säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaja jooksul
Asutuse asjaajamiskord
Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse
asutuse asjaajamisperiood või – perioodid
asutuse dokumendiringluse kord või skeemid
dokumendiplankide kasutamise kord
registreeritavate dokumentide liigid; registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem
dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu
dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord
asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord
asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord
dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord
dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord
vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord
dokumentide hoidmise ja hävitamise kord kooskõlas Vabariigi Valitsuse 29.dets. 1998 aasta määrusega nr. 308 kinnitatud "Arhiivieeskirjaga"
ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus – või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord
muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest
Dokument asjaajamises
Dokumendi komponendid
teabekandja
sisu – faktid, millest dokument räägib
vorm – viis, kuidas sisu on esitatud
füüsiline vorm – dokumendi välised tunnused
intellektuaalne – sisu väljendamise viis (tekst, pilt, diagramm, jms. )
isikud – võivad olla nii juriidilised kui füüsilised. Iga dokument nõuab kolme isiku osalust: väljaandja, adressaat, koostaja
Dokument omab tõestusväärtust, kui ta on usaldatav ja autentne
usaldatav dokument – tõene, pole võltsitud
autentne – päritolu võib usaldada
Dokumendi vorminõuded
Dokumendid vormistatakse dokumendiplankidele.
Igal asutusel on:
Üldplank (nii paberil kui ka digitaalsel teabekandjal). Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse „Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes“ toodud näidisvormingu alusel ( kuni vastavate standardite väljatöötamiseni ). Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid.
Kohustuslikud rekvisiidid
väljaandja nimi või nimetus
dokumendi kuupäev
tekst
allkiri
vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul)
Dokumendiliigist lähtuvad lisarekvisiidid
asutuse sümbol (logo)
asutuse registrikood
väljaandmise koht
menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge
adressaat
indeks
dokumendiliigi nimetus
kinnitusmärge
pöördumine
märkus lisade kohta
lisaadressaadid
kooskõlastusmärge
viisa
pitser, ärakirja või koopia, väljavõtte ja arvutiväljatrüki kinnitamise märge
koostaja või vastutava väljaandja nimi
pealkiri
Dokumendiringlus
Dokumendiringlus on dokumentide liikumine asutuses alates nende saamisest või koostamisest kuni nende täitmise ja väljasaatmiseni.
Dokumendiringluse eesmärk on piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi.
Dokumendiringluse ülesanne
Täpsustada, millised dokumendiliigid suunatakse juhtkonnale läbivaatamiseks, millised otse osakondadesse
Vältida olukordi, et asutuse juht vaatab läbi kogu saabuva posti, kui on olemas asetäitjad eri küsimuste lahendamiseks
Eristatakse
Saabunud dokumentide ringlust
Väljasaadetavate dokumentide ringlust
Sisedokumentide ringlust
Asutus on kohustatud registreerima dokumendiregistris tema ülesannete käigus loodud ja saadud dokumendid. Dokumendi loomise ja saamise viis ning teabekandja ei saa olla registreerimata jätmise põhjuseks. Dokumentide registreerimine peab olema ühekordne.
Õigusaktid
Määrused:
1) asjaajamiskorra ühtsed alused;
2) arhiivieeskiri;
3) riiklike registrite põhimäärused;
4) juhendid;
5) ministri määrused ja käskkirjad;
6) kohalike omavalitsuste määrused.
Seadused:
1) arhiiviseadus;
2) avaliku teabe seadus;
3) isikuandmete kaitse seadus;
4) raamatupidamise seadus;
5) töölepingu seadus;
6) digitaalallkirja seadus;
7) andmekogude seadus;
8) tõestamisseadus;
9) haldusmenetluse seadus;
10) märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus.
Standardid:
1) EVS 8:2000 (infotehnoloogia reeglid eesti keele kultuuri keskkonnas);
2) hea dok ja arhiivi juhised.
Asutusesisesed õigusaktid/normdokumendid:
1) asjaajamise kord või dokumentide süsteem või kvaliteet juhtimise süsteem;
2) arhiivi ohuplaan;
3) teabenõuete menetlemise plaan.
Digitaalne asjaajamine
Amphora
Amphora võimaldab digitaalset dokumendihaldust ja asjaajamist. Amphora on juhtivaid digitaalse asjaajamise tarkvarasid Eestis. Tarkvara on loodud kasutajate vajadustest lähtuvalt ning mitmete funktsionaalsuste arendus on toimunud kasutajate tellimusel.
Delta
Delta on veebipõhine rakendus, milles on realiseeritud dokumendi elukäigu jaoks vajaminev funktsionaalsus ning mis on ideaalne organisatsiooni dokumendihalduse töövahendiks
Postipoiss
Postipoiss on elektrooniline dokumendihalduse süsteem, mis mõeldud elektroonilise ja paberil oleva dokumenteeritud informatsiooni (kirjad, avaldused, käskkirjad, lepingud, õigusaktid, protokollid, korraldused jne) haldamiseks. Postipoiss hõlmab dokumendi protsesse alates nende loomisest/saamisest, registreerimisest, haldamisest asutuse sees kuni selle arhivaaliks viimiseni.
Hästi korraldatud asjaajamise tunnused
Hästi korraldatud asjaajamisel on järgmised tunnused:
dokumendid vormistatakse korrektselt, kooskõlas kehtivate õigusaktidega, et kindlustada nende juriidiline jõud;
dokumenditöö on maksimaalselt mehhaniseeritud, automatiseeritud, arvutiseeritud;
on loodud otstarbekas dokumentide arvestuse süsteem;
dokumendiringlus (dokumentide liikumine saamise või koostamise momendist täitmise või väljasaatmiseni) on operatiivne;
dokumendid lahendatakse tähtaegselt, on loodud töökindel tähtaegse lahendamise kontrolli süsteem;